ASSOCIATION LES AMIS DE LA MÉJANES
(Association déclarée le 8 février 1953)
STATUTS
Préambule :
Il est créé entre les adhérents aux présents statuts une association à durée non limitée régie par la loi du 1 er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901, qui sera dénommée « Association Les Amis de la Méjanes ».
A – Buts et composition de l’Association
Article I
Le siège social est fixé à la Bibliothèque Méjanes, 8- 10 rue des Allumettes, Aix-enProvence. Il pourra être transféré en tout autre lieu par décision du conseil d’administration, soumise à la ratification de la plus prochaine assemblée générale.
Article II L’Association Les Amis de la Méjanes a pour buts :
1° de favoriser l’accès à la culture et d’aider à développer le goût de la lecture et de l’écriture, 2° de contribuer à promouvoir le rayonnement de la langue française, 3° de donner son appui moral et financier à la Bibliothèque Méjanes, de contribuer à l’enrichissement de ses collections, au développement de ses activités, au renforcement de sa notoriété et à l’amélioration de ses aménagements et de son fonctionnement et en particulier au soutien et à l’encouragement de ses activités d’animation, 4° d’encourager et d’organiser des activités spécifiques ayant pour objet de promouvoir la culture du livre, aussi bien dans ses contenus que dans ses formes et dans ses lieux de diffusion.
Article III
Les moyens d’action de l’Association pour l’accomplissement de son objet consistent notamment en :
1 – des libéralités au profit de la Bibliothèque Méjanes faites directement par ses soins ou encouragées et provoquées par elle et affectées à un but précis défini par le conseil d’administration ou par le donateur en accord avec le conservateur en chef de la Bibliothèque ou l’un des responsables qui le représentent.
2 – l’acquisition de livres, ouvrages ou documents divers présentant un intérêt littéraire, scientifique, artistique ou historique et que le conservateur en chef ou l’un des responsables qui le représentent jugera dignes de prendre place dans les collections de la Bibliothèque, ainsi qu’en l’encouragement et la réalisation à son profit de donations de livres, œuvres ou documents semblables émanant de tierces personnes.
3 – la recherche et l’encouragement de prêts gratuits en vue de la réalisation d’expositions temporaires.
4 – l’organisation de conférences et de manifestations culturelles propres à animer la Bibliothèque et à développer sa notoriété en éveillant l’intérêt du public à son égard.
5– l’édition et la diffusion de publications relatives notamment à cette bibliothèque et à ses activités et d’une manière générale le soutien de toutes entreprises dont le conservateur en chef ou l’un des responsables qui le représentent aura pris l’initiative.
6– l’organisation de sorties permettant aux adhérents notamment de prendre connaissance de la richesse des fonds documentaires de la région et des moyens mis en œuvre pour les valoriser.
Article IV
L’Association se compose de membres titulaires ou actifs, de membres donateurs, de membres bienfaiteurs et de membres d’honneur, personnes physiques ou personnes morales.
Les demandes d’adhésion sont soumises au conseil d’administration qui se prononce sans avoir à motiver sa décision.
L’adhésion n’est effective qu’après le versement autorisé de la cotisation.
Le montant des cotisations est fixé par l’assemblée générale.
En cas de démission, d’exclusion, de décès ou pour les personnes morales de dissolution ou d’absorption, les cotisations versées sont définitivement acquises à l’Association.
La qualité d’adhérent ne peut donner de droits sur l’actif social, même en cas de dissolution de l’Association.
Le rachat des cotisations n’est pas admis.
Le titre de membre d’honneur pourra être décerné par le conseil d’administration aux personnes qui ont rendu ou rendent d’éminents services à l’Association ou à la Bibliothèque Méjanes.
Ce titre les autorise à participer à l’assemblée générale sans être tenues de payer de cotisation.
Les anciens présidents de l’Association peuvent se voir décerner le titre de président d’honneur.
Mineurs :
L’article 2 bis de la loi du 1 er juillet 1901 dispose :
« Tout mineur peut librement devenir membre d’une association dans les conditions définies par la présente loi.
Tout mineur âgé de moins de seize ans, sous réserve d’un accord écrit préalable de son représentant légal, peut participer à la constitution d’une association et être chargé de son administration dans les conditions prévues à l’article 1990 du code civil. Il peut également accomplir, sous réserve d’un accord écrit préalable de son représentant légal, tous les actes utiles à l’administration de l’association, à l’exception des actes de disposition.
Tout mineur âgé de seize ans révolus peut librement participer à la constitution d’une association et être chargé de son administration dans les conditions prévues à l’article 1990 du code civil. Les représentants légaux du mineur en sont informés sans délai par l’association, dans des conditions prévues par décret. Sauf opposition expresse du représentant légal, le mineur peut accomplir seul tous les actes utiles à l’administration de l’association, à l’exception des actes de disposition. »
Les membres de l’Association ne peuvent recevoir de rétribution à raison des fonctions qui leur sont confiées.
Des remboursements de frais sont seuls possibles sur décision expresse du conseil d’administration statuant hors leur présence au vu des justificatifs fournis.
Article V
La qualité de membre de l’Association se perd :
- par démission,
- par radiation pour non paiement de la cotisation,
- par exclusion prononcée pour motifs graves par le conseil d’administration, sauf recours à l’assemblée générale, le membre intéressé ayant été préalablement invité à présenter ses explications,
- par le décès
- ou, pour les personnes morales, par leur dissolution ou leur intégration dans une autre entité.
B - Administration et fonctionnement de l’Association
Article VI
L’Association est administrée par un conseil d’administration de 8 à 15 membres élus pour quatre ans par l’assemblée générale ordinaire parmi ses membres.
Le conseil d’administration est renouvelable par moitié tous les deux ans.
Les membres sortants sont rééligibles.
En cas de vacance le conseil d’administration pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres. Il est procédé à leur remplacement définitif par la plus prochaine assemblée générale. Les pouvoirs des membres ainsi élus prennent fin à la date à laquelle devait normalement expirer le mandat des membres remplacés.
Le conseil d’administration se réunit au moins quatre fois par an sur la convocation de son président ou de quatre au moins de ses membres.
Les convocations qui comportent un ordre du jour, doivent être adressées huit jours au moins à l’avance.
La présence de la moitié au moins de ses membres majeurs est nécessaire à la validité de ses délibérations.
Les décisions sont prises à la majorité des membres présents.
En cas de partage des voix celle du président est prépondérante.
Les procès-verbaux des séances sont signés par le président et par le secrétaire. Seront considérés comme démissionnaires les membres du conseil qui sans excuse valable n’auront pas assisté à quatre séances consécutives du conseil d’administration.
Le conseil d’administration est investi des pouvoirs les plus étendus pour administrer l’Association dans la limite de son objet et des pouvoirs attribués à l’assemblée générale.
Il élit tous les deux ans, après chaque renouvellement biennal de ses membres,chaque année un bureau composé d’un président, de trois vice-présidents au plus, d’un secrétaire, d’un trésorier et éventuellement d’un secrétaire-adjoint et d’un trésorier-adjoint.
Il fixe l’ordre du jour de l’assemblée générale, lui soumet les comptes de l’exercice écoulé et le projet de budget de l’exercice en cours.
Il décide de l’emploi des fonds, du recrutement et du licenciement des salariés, de l’acquisition et de la vente des immeubles.
Il autorise le président à ester en justice.
Article VII
Les différentes fonctions des membres du bureau ne sont pas cumulables.
Le bureau assure la gestion courante de l’Association et se réunit aussi souvent que l’intérêt de l’Association l’exige, sur la convocation du président.
Les décisions du bureau sont prises à la majorité de ses membres présents.
En cas de partage des voix celle du président est prépondérante.
Le président représente l’Association dans tous les actes de la vie civile et en justice.
Il ordonnance les dépenses et procède aux formalités administratives.
Le président est suppléé en cas d’absence ou de maladie par le premier vice-président et à défaut par le deuxième ou le troisième vice-président.
Le secrétaire est chargé des convocations sous l’autorité du président, de la rédaction des procès-verbaux, de la tenue des registres et de la conservation des archives. Il peut être assisté par un secrétaire-adjoint.
Le trésorier établit ou fait établir sous sa responsabilité les comptes de l’Association, procède à l’appel des cotisations, aux opérations d’encaissement et de paiement et élabore un rapport sur la situation financière de l’Association qu’il présente lors de l’assemblée générale. Il peut être assisté par un trésorier-adjoint.
Article VIII
Les conservateurs de la Bibliothèque Méjanes ne sont pas membres du conseil d’administration. Cependant ils assistent de droit à ses réunions ainsi qu’à celles du bureau et des assemblées générales. Les autres membres du personnel de la Bibliothèque peuvent aussi y assister sur invitation du président.
D’autre part toute action de l’Association en faveur de la Bibliothèque doit faire l’objet d’une concertation suivie avec les conservateurs et être approuvée expressément par eux. A cette fin le conseil sera tenu d’obtenir l’accord des conservateurs sur tout projet d’achat ou de dons de livres, d’ouvrages ou documents destinés à la Bibliothèque. La mise en œuvre des moyens d’action définis à l’article III, paragraphes 3, 4 et 6 devra faire l’objet d’une information préalable fournie en temps utile aux conservateurs pour qu’ils puissent donner sur ces projets un avis motivé. Au cas où cet avis serait défavorable, les projets de l’Association devront faire l’objet d’une nouvelle étude jusqu’à ce qu’un plein accord ait été réalisé, cet accord constituant un préalable indispensable.
Article IX
L’assemblée générale ordinaire est convoquée par le président une fois au moins par an et ce dans les trois mois qui suivent la clôture de l’exercice.
L’ordre du jour est fixé par le conseil d’administration et joint à la convocation qui tient compte le cas échéant des questions posées par les adhérents, pour autant qu’elles lui soient parvenues au moins huit jours avant la date de sa propre réunion.
L’assemblée générale peut aussi être convoquée à la demande écrite du dixième au moins des adhérents avec projet d’ordre du jour.
Les convocations sont adressées quinze jours au moins avant la date de la réunion. L’assemblée générale comprend les membres titulaires, les membres donateurs et les membres bienfaiteurs à jour de leur cotisation, ainsi que les membres d’honneur.
Le quorum est du dixième du nombre des membres.
Si ce quorum n’est pas atteint l’assemblée est convoquée à nouveau à quinze jours d’intervalle et cette fois elle peut délibérer valablement sans quorum.
Chaque personne morale ne peut être représentée que par un délégué.
La liste d’émargement est certifiée par deux administrateurs et signée par chaque membre qui assiste à l’assemblée.
Le bureau est celui du conseil d’administration.
Le scrutin secret est de droit si le dixième au moins des membres présents et représentés le demande.
Les résolutions sont prises à la majorité simple.
Le vote par procuration est admis dans la limite de trois procurations par membre présent. Le vote par correspondance n’est pas admis.
En cas de partage des voix celle du président est prépondérante.
Le procès-verbal des séances est signé par le président et le secrétaire.
Les procès-verbaux peuvent être consultés au siège social par les adhérents.
Ne peuvent être abordés que les points inscrits à l’ordre du jour.
L’assemblée entend les rapports :
du président sur la gestion générale du conseil d’administration et sur la situation morale de l’Association et du trésorier sur la situation financière.
Elle se prononce sur les comptes de l’exercice écoulé, vote le budget de l’exercice en cours et fixe le montant des cotisations de l’exercice suivant.
Elle se prononce sur le quitus aux administrateurs et les autres questions figurant éventuellement à l’ordre du jour et elle procède à l’élection des membres du conseil d’administration.
L’assemblée générale définit la politique générale de l’Association.
Elle est seule compétente pour la désignation d’un commissaire aux comptes, la constitution de sûretés immobilières, la souscription d’emprunts, la fourniture d’une caution ou de toute autre garantie similaire, l’adhésion de l’Association à un groupe d’associations ou à une fédération, la révocation des administrateurs, la création d’un fonds de dotation et la ratification d’un règlement intérieur.
Le rapport financier qui lui est soumis présente par bénéficiaire les remboursements de frais.
C – Ressources
Article X
Les ressources de l’Association sont constituées par les cotisations annuelles de ses membres, les dons et les produits du mécénat, les subventions publiques ou privées, les recettes provenant des services et prestations fournies par l’Association, les recettes procurées par la vente de produits en rapport avec ses objectifs, les revenus de ses biens, et par toute autre ressource non contraire aux règles en vigueur.
Article XI
Il est tenu une comptabilité faisant apparaître annuellement le compte d’exploitation, le résultat de l’exercice et le bilan.
L’exercice social commence le 1 er janvier et se termine le 31 décembre de chaque année.
D – Modification des statuts, dissolution et fusion
Article XII
L’assemblée générale extraordinaire est seule compétente pour se prononcer sur la modification des statuts ainsi que sur la dissolution ou la fusion de l’Association avec une autre entité.
L’assemblée est saisie par le conseil d’administration ou par le dixième au moins de ses membres.
La convocation doit être envoyée quinze jours au moins avant la date de sa réunion.
Sa composition doit être
- pour la modification des statuts, du quart au moins de ses différents membres
- et pour la dissolution ou la fusion, de la moitié au moins desdits membres.
Si la proportion requise n’est pas atteinte elle est convoquée à nouveau à quinze jours d’intervalle et cette fois elle peut délibérer valablement sans quorum.
Ses décisions sont prises à la majorité des deux tiers des membres présents et représentés.
Les autres dispositions propres aux assemblées générales ordinaires sont applicables.
Article XIII
En cas de dissolution l’assemblée désigne un ou plusieurs commissaires chargés de procéder aux opérations de liquidation.
L’actif net est attribué à une autre association à caractère culturel et à but non lucratif.
Article XIV
Un règlement intérieur peut être adopté par le conseil d’administration pour préciser, dans le respect des statuts, des dispositions qui n’auraient pas été explicitées ou prévues. Ce règlement intérieur entre provisoirement en application dès son adoption mais doit être soumis pour ratification à la plus prochaine assemblée générale.
Ces statuts ont été adoptés par l’assemblée générale extraordinaire du 2 mars 2017
LE PRESIDENT LE SECRETAIRE